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    有時(shí)幻燈片的播放順序不合要求，就需要移動幻燈片的位置，調(diào)整幻燈片的順序。移動幻燈片有兩種方法，分別是：（1）拖動的方法： 選擇欲移動的幻燈片，用鼠標(biāo)左鍵將它拖動到新的位置，在拖動過程中，有一條黑色橫線隨之移動，黑色橫線的位置決定了幻燈片移動到的位置，當(dāng)松開左鍵時(shí)，幻燈片就被移動到了黑色橫線所在的位置。（2）剪切的方法： 選擇欲移動的幻燈片，然后選擇菜單“編輯”→“剪切”，被選幻燈片消失，單擊想要移動到的新位置，會有一條黑色橫線閃動指示該位置，然后選擇菜單“編輯”→“粘貼”，幻燈片就移動到了該位置。
    些人看到別人做的很炫的PPT，下載下來之后很難應(yīng)用。網(wǎng)上很多PPT純粹是為了秀PPT而做的，本沒有考慮實(shí)用性。所以雖然看起來好看的東西，卻發(fā)現(xiàn)其實(shí)一無用處。將你的PPT制作的盡量精美一些，精美的幻燈片往往能夠震撼心靈，幫助聽眾理清思路，尤其是圖片和圖表的使用，可以節(jié)省千言萬語，而且使觀眾的注意力保持集中。使用PPT備注，在備注欄上寫上每一頁需要演講的要點(diǎn)和提綱，一些小故事、數(shù)字、或者是小幽默寫在幻燈片上再講出來往往就失去了演講的感覺，成了讀幻燈片，因此寫在備注欄里，是個(gè)很不錯(cuò)的選擇。
    PPT 的要素分為圖像、聲音、動作、人的解說、文字等幾個(gè)要素，其中以圖像和文字是PPT最為重要元素，在展示PPT的同時(shí)，人的思維里所有信息是連接到圖像和文字上的，人的解說也是跟著PPT走的，其他包括聲音和動作等也是為了展示需要進(jìn)行的多功能輔助。下面就PPT的幾個(gè)功能進(jìn)行分類描述，給大家工作中作為參考：圖像是ppt區(qū)別于Excel和Word及其他辦公軟件的主要特點(diǎn)，所以PPT要突出這個(gè)特點(diǎn)，并利用多種手法把圖像的展示性發(fā)揮到極致，其他所有手段都要為了圖像這個(gè)元素服務(wù)。圖像元素包括：圖片、圖表、線條組合、文字模塊、色彩等所有能形成圖像的其他元素的組合。
    PPT就是要把這些文字變得像電影一樣生動。二是放松身心。如果把一本小說貼在墻上，相信你看半個(gè)小時(shí)就會腰酸背痛；如果把小說拍成電視劇，也許你看上一天也不覺得疲憊。就是這個(gè)道理。三是容易記憶。傳統(tǒng)的PPT，你需要觀眾記住的是文字，這個(gè)難度太大了，即使記住了也很容易忘記；而形象化PPT，可以讓觀眾輕松記住其中的圖形、邏輯或結(jié)論，也許三五年后，人們?nèi)匀荒軌蛴洃洩q新。改變那種“復(fù)制、粘貼”的做法吧！把那些無關(guān)緊要的內(nèi)容大膽刪除，把長篇大論的文字盡量提煉，也許剛開始你不習(xí)慣，也許你做得還很粗糙，別放棄，總有一天你會讓觀眾贊不絕口的。有的領(lǐng)導(dǎo)會問：“如果PPT沒有文字，你讓我講什么？”的確，演示習(xí)慣的改變不是一朝一夕的事情，這依賴于演示者對內(nèi)容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一點(diǎn)，帶著觀眾讀文字是演示的大忌，杜絕這一條，演示效果會逐步得到提升。
    打開PPT演示文稿，單擊“大綱”，在左側(cè)“幻燈片/大綱”任務(wù)窗格的“大綱”選項(xiàng)卡里單擊一下鼠標(biāo)，按“Ctrl+A”組合鍵全選內(nèi)容，然后使用“Ctrl+C”組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，將內(nèi)容粘貼到Word里。這種方法會把原來幻燈片中的行標(biāo)、各種符號原封不動復(fù)制下來。打開要轉(zhuǎn)換的PPT幻燈片，單擊“文件→發(fā)送→Microsoft Word”菜單命令。然后選擇“只使用大綱”單選按鈕，并單擊“確定”按鈕，等一會就發(fā)現(xiàn)整篇PPT文檔在一個(gè)Word文檔里被打開。在轉(zhuǎn)換后會發(fā)現(xiàn)Word有很多空行。在Word里用替換功能全部刪除空行可按“Ctrl+H”打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”里輸入“^p^p”，在“替換為”里輸入“^p”，多單擊幾次“全部替換”按鈕即可。(“^”可在英文狀態(tài)下用“Shift+6”鍵來輸入)。
    在整個(gè)幻燈片演示中使用相同的字體，補(bǔ)充字體不要超過兩個(gè)(如Arial和Arial粗體)。確信自己了解 serif字體(如Times New Roman)和sans-serif字體(如Helvetica或Arial)之間的差異。含有大量文本的材料大多用serif字體。據(jù)說這種字體在小磅值下更易于閱讀，但對于屏幕演示而言，由于幻燈機(jī)的分辨率相對較低，使用這種字體可能不夠清晰。sans -serif字體一般用來制作PowerPoint演示，但應(yīng)盡量避免使用千篇一律的Helvetica字體。我經(jīng)常使用Gill Sans字體，因?yàn)樗缬趕erif字體與sans-serif字體之間，看起來專業(yè)而友好，并具有“交談效果”。不管使用哪個(gè)字體，都必須保證在房間后面看得清文字。
    網(wǎng)上很多模板主要是奔著好看而秀的。本身就沒有考慮過實(shí)際應(yīng)用，常見的毛病就是字號和色彩。字小的時(shí)候蠻好看，但是投影出來看不清，字大了，立刻不好看了。色彩反差小，投影出來不清晰，自己又把握不住該用什么顏色。不會改PPT。這個(gè)問題最多的就是圖表處理，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)優(yōu)秀的PPT在拿來借鑒的時(shí)候，往往不會是那么貼合的，比如對方是三個(gè)框，而自己的稿子剛好有四條內(nèi)容，怎么辦。復(fù)制一個(gè)卻不知道怎么放，用什么顏色。這就是不會改別人的PPT。還有很多PPT是基于整個(gè)PPT的統(tǒng)一性，如果只借鑒了某一頁的內(nèi)容，往往色彩對不上，創(chuàng)意丟失等。
    PPT演講輔助類就是我們所說的presentation類，目前國外的關(guān)于一些PPT設(shè)計(jì)理論原則其實(shí)基本是針對這一類的。我們可以簡單理解成用來講的，通常需要投影出來，然后演講者演說。PPT分類第2種：報(bào)告或文檔。PPT報(bào)告或文檔這一類基本不需要投影出來，也不需要公開演講，有兩種細(xì)分形式，電子文件或打印文件。比如發(fā)給上司或客戶的一份報(bào)告，研究結(jié)果，學(xué)生自習(xí)用課件。可能上司或客戶等閱讀者有疑問的時(shí)候，制作者會對某一頁或某一部分做一些講解解釋，但通常都是給人閱讀的。PPT分類第3種：自動演示。PPT自動演示這一類基本也是用來看的，并不需要人講解，可能是需要投影出來，比如一些背景資料在會議開始前先放著，產(chǎn)品展示或公司展示的PPT自動播放等等。也有不需要投影的，比如網(wǎng)上流傳的照片集，勵志幽默故事等，我的郵箱里也會經(jīng)常收到一些這樣的PPT。
    PPT設(shè)計(jì)公司的崛起，讓PPT聲音的處理專業(yè)化，聲音素材庫搭建起來，各類聲音編輯軟件應(yīng)用自如，配音設(shè)備逐步完善，PPT中聲音運(yùn)用的規(guī)律也已經(jīng)把握到位。要讓PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint 2007，無疑是最有效的捷徑。從PPT專業(yè)應(yīng)用角度看，PowerPoint的以下特點(diǎn)都是我們極為推崇的。操作界面更美觀、更人性化。全新的vista般操作界面，讓人賞心悅目。對文件整體管理的功能集中到左上角的offi ce按鈕里，為操作區(qū)留出更大空間。 操作區(qū)域更開闊、歸類更合理，操作熟練后一目了然。 自定義按鈕非常個(gè)性化，把常用的功能放在這里調(diào)用更快捷。選擇窗格與Photoshop 窗格類似，“層出不窮”成為現(xiàn)實(shí)，使PPT各項(xiàng)功能全面提升。放大/縮小按鈕與視圖模式按鈕同時(shí)放置于右下角，更適應(yīng)一般人的操作習(xí)慣。繪圖和設(shè)計(jì)功能更強(qiáng)大。豐富而實(shí)用的功能集群這些功能包括: SmartArt圖表，可以把文字輕松轉(zhuǎn)化為圖表。(只是目前所的圖表種類較少，質(zhì)感過于單調(diào)，從設(shè)計(jì)的角度并不主張過多應(yīng)用。
    適當(dāng)?shù)臅r(shí)候使用視頻或音頻。應(yīng)用視頻短片對具體的例子進(jìn)行說明，可提高主動認(rèn)知能力，這是人們自然的學(xué)習(xí)方式。在PowerPoint中，不必利用應(yīng)用程序或打開錄像機(jī)就可使用視頻短片。應(yīng)用視頻不僅可以更好地說明您的觀點(diǎn)，還可以作為變換口味的手段，因而能夠激發(fā)觀眾的興趣。根據(jù)多媒體學(xué)習(xí)理論的細(xì)分原則，當(dāng)信息以小塊或小片段的形式呈現(xiàn)時(shí)，更易于人們理解。離開幻燈片視圖進(jìn)入幻燈片細(xì)分視圖，您可以查看演示播放的邏輯流程。在這個(gè)視圖中，您可以將一個(gè)幻燈片分割成二個(gè)或三個(gè)幻燈片，這樣幻燈片就具有更加自然與邏輯化的流程或進(jìn)程。您還可以從觀眾的角度了解幻燈片的總體效果。并且發(fā)現(xiàn)更多可以被刪除的無關(guān)緊要的視覺數(shù)據(jù)，增加幻燈片的視覺清晰度，提高信息傳達(dá)效果。