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    打開PPT演示文稿，單擊“大綱”，在左側(cè)“幻燈片/大綱”任務(wù)窗格的“大綱”選項卡里單擊一下鼠標，按“Ctrl+A”組合鍵全選內(nèi)容，然后使用“Ctrl+C”組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇“復制”命令，將內(nèi)容粘貼到Word里。這種方法會把原來幻燈片中的行標、各種符號原封不動復制下來。打開要轉(zhuǎn)換的PPT幻燈片，單擊“文件→發(fā)送→Microsoft Word”菜單命令。然后選擇“只使用大綱”單選按鈕，并單擊“確定”按鈕，等一會就發(fā)現(xiàn)整篇PPT文檔在一個Word文檔里被打開。在轉(zhuǎn)換后會發(fā)現(xiàn)Word有很多空行。在Word里用替換功能全部刪除空行可按“Ctrl+H”打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”里輸入“^p^p”，在“替換為”里輸入“^p”，多單擊幾次“全部替換”按鈕即可。(“^”可在英文狀態(tài)下用“Shift+6”鍵來輸入)。
    很多人總是說PPT上不要寫很多字，以至極端地以為在一頁上不要超越7個字，鞭撻那些在PPT上寫了很多字的人。我覺得這種觀念，沒有分清楚事實上是存在 演示類的PPT和“演示+閱讀”的PPT。為什么很多咨詢公司的PPT上面會寫很多的內(nèi)容呢？那是由于，不只是通知說服管理者采取某種行動，還要細致地闡明緣由和如何行動。假如每頁只寫7個字，難道要客戶記住咨詢演講者講的每一句話嗎？客戶如何依照咨詢演講者的倡議行動呢？所以，有的時候，PPT上還是要寫上比較多的字來細致闡明一個道理。
    在網(wǎng)頁瀏覽框中，輸入想要插入PPT的網(wǎng)頁網(wǎng)址，再點擊右下角的“Preview”按鈕，就可以預(yù)覽效果了。如果想換個網(wǎng)頁，極其簡單，點擊“Edit”按鈕返回編輯界面，直接輸入新的網(wǎng)址就OK啦。設(shè)置好之后，無需進行其他任何操作，在啟動PPT演示的時候，它就會自動載入網(wǎng)頁。而且它就是嵌入幻燈片之中的，跳到下一張之后網(wǎng)頁就沒有了，返回后它又會出現(xiàn)，非常的方便。
    相信很多愛好者的硬盤里都存有不少優(yōu)秀的PPT作品，他山之石可以攻玉本就是事半功倍的聰明之舉，但是現(xiàn)實情況卻不是如此，曾經(jīng)和多個愛好者聊過這個問題，說自己平時看見好看的模板就下載下來，幾年下來存了幾個G的模板，但是自己做起PPT還是無從下手，做出來的作品依然不盡如意。其實這個問題幾乎每個人都遇到過，只不過有些人慢慢越過去了，有了自己的方法，有些人卻置之不理了。歸結(jié)起來無外乎幾個方面：網(wǎng)上的模板中看不中用。網(wǎng)上很多PPT模板看起來是很高大上的，但是自己在實際工作中卻很難用得上，這不是你的問題，是模板本身的問題。
    但用一條又一條的要點令觀眾生厭可沒有好處。應(yīng)用文本也要遵循這一原則。最優(yōu)秀的幻燈片可能根本沒有文本。由于今天人們過于依賴文本型幻燈片，這聽起來可能有些荒唐，但如果沒有演示者的解說，再優(yōu)秀的PowerPoint幻燈片也幾乎沒有什么意義。記住，幻燈片的目的在于支持解說者的敘述，而不是使解說者成為多余的人。經(jīng)常聽到有人這樣說：“對不起，我沒有看到您的幻燈片。聽說它很不錯，您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎?”但如果它們是不錯的幻燈片，沒有您的解說，它們就沒有多大用處。所以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準備一份書面資料，強調(diào)并詳細說明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說明幻燈片的詳細書面宣傳材料，比僅用 PowerPoint幻燈片，更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后，再向觀眾發(fā)放一份詳細的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來填充 PowerPoint幻燈片。
    PPT可以直接轉(zhuǎn)為pdf、xps、jpg等格式，并可把其中的部分PPT頁面發(fā)布出來，供各類場合使用。有效防止文檔崩潰，在2013版里一旦文檔出錯，沒有保存的數(shù)據(jù)都會丟失;2017版則能夠盡力恢復程序關(guān)閉前的狀態(tài)。但2007版也存在一些明顯的遺憾:其一是對電腦硬件要求較高。不少學員反映，500MHz以下的處理器、256MB以下的內(nèi)存的電腦用起來都較吃力。其二是與2003版的兼容性不夠。PPTX文檔一般要轉(zhuǎn)化成PPT文檔或者安裝插件才能在2013版的PowerPoint中讀取。用 2017版所作的立體藝術(shù)文字、藝術(shù)圖形在2013版中是無法編輯的，部分顏色漸變效果、陰影效果、文字效果，甚至一些動畫在2003版里會發(fā)生變形，需 要在2007版里對照編輯。但這些缺陷改變不了2017版快速普及的趨勢，要想實現(xiàn)超人一等的PPT表現(xiàn)效果，PowerPoint 2017無疑是最佳的選擇。
    制作Powerpoint演示的時候加入一些動畫當然不錯，但應(yīng)堅持使用最精致、專業(yè)的動畫。應(yīng)該謹慎使用動畫與幻燈片過渡，僅僅突出要點就可以了。對于要點來說，使用簡單的從左至右顯示的動畫就行了，但移動(Move)或漂動(Fly)動畫就顯得過于沉悶與緩慢(然而，今天許多演示還使用這種形式的動畫)。一幀接一幀的動畫很快就會讓聽眾感到厭煩。至于幻燈片之間的過渡，只需要使用二到三種類型的過渡特效，不要在所有幻燈片之間添加特效。
    通常來說，表格最適于比較并行數(shù)據(jù)資料。但是，表格可能缺乏視覺效果。例如，如果您希望說明您們做出的貢獻顯著高于其它兩個部門，最好以條線圖的形式進行說明。但如果您希望弱化您們的貢獻低于其它部門這一事實，用表格傳達信息就可減少人們的注意力或感情色彩。建立一個視覺主題，但避免使用PowerPoint模板。很明顯，在整個演示中，您需要一個一致的視覺主題，但PowerPoint中的大多數(shù)模板觀眾已經(jīng)看了無數(shù)次(另外，用模板開始演示的效果并不那么強烈)。觀眾期待看到一個包含新鮮內(nèi)容(至少對他們來說是這樣)的獨特演示;此外，觀眾為什么要參加您的演示呢?沒有人會對千篇一律的演示感興趣，因此我們必須避免使用輔助性的圖片，如隨處可見的PowerPoint設(shè)計模板，它只能說明演示非�？贪�，或提前就設(shè)計完成了。
    根據(jù)人的視覺習慣，左上角的畫面往往最先看到；中間的畫面往往沖擊力最強。所以我們一般會把標題和logo放在上面，把最重要的內(nèi)容放在中間。PPT動畫，能夠把本來在一頁顯示的內(nèi)容多畫面顯示，類似flash的表現(xiàn)效果，給觀眾和演講者帶來的感官享受只有一個字——“爽”。把無關(guān)緊要的內(nèi)容都做成相似的顏色，包括色彩、明度、色調(diào)等，而需要突出的內(nèi)容則拉大與前者之間的對比度。自然，觀眾會記住“另類”，與眾不同的自然能得到額外關(guān)注。在深色畫面上突出淺色或者在淺色畫面上突出深色都能收到突出的效果。根據(jù)人的視覺習慣，左上角的畫面往往最先看到；中間的畫面往往沖擊力最強。所以在銳普PPT以往的案例中，我們一般會把標題和logo放在上面，把最重要的內(nèi)容放在中間。