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    多媒體給PPT文件帶來(lái)的臃腫也是問(wèn)題之一，如果一個(gè)幻燈片文件超過(guò)30M，實(shí)際上很難通過(guò)網(wǎng)絡(luò)去分享它們了。如果非要使用絢麗的動(dòng)畫效果和大量加入視頻，更推薦直接提供一個(gè)swf文件或者可進(jìn)行播放控制的視頻文件。在幻燈片完稿之后，一定要把一份單獨(dú)的拷貝先給局域網(wǎng)內(nèi)的用戶（例如自己的同事）觀看，檢查那些“精美的”圖片、表格、統(tǒng)計(jì)圖表、Flash動(dòng)畫、視頻控件是否都能夠正常播放；因?yàn)樵诤芏嗲闆r下，一些控件中的文件可能要直接取址你電腦中的某個(gè)文件進(jìn)行播放，如果你把PPT文件單獨(dú)拷貝到其他機(jī)器上，而路徑改變或者壓根找不到那些附加文件，幻燈片中的某些內(nèi)容可能壓根沒(méi)辦法播放；當(dāng)然，你當(dāng)初設(shè)置這些“外掛”文件的時(shí)候，PowerPoint根本不給你任何相關(guān)的提示。
    PPT近來(lái)的發(fā)展日趨靈活多變，不再拘泥于傳統(tǒng)PPT的那種嚴(yán)謹(jǐn)和死板。但在一般的PPT制作中，一些常規(guī)性的標(biāo)準(zhǔn)還是具有重要意義。層次清晰是PPT的基本要求，否則觀眾往往會(huì)迷失在一張張幻燈片切換的過(guò)程中。而標(biāo)題則是PPT頁(yè)面轉(zhuǎn)換的線索。合適的標(biāo)題欄則是PPT模板必不可少的一項(xiàng)元素。PPT鼓勵(lì)做片頭動(dòng)畫，這樣能在一開(kāi)始就吸引觀眾注意；PPT鼓勵(lì)做導(dǎo)引動(dòng)畫，這樣能夠讓觀眾時(shí)刻思路清晰；PPT鼓勵(lì)做片尾動(dòng)畫，這樣能夠有始有終；PPT鼓勵(lì)做重點(diǎn)動(dòng)畫，這樣能使觀眾容易把握重要內(nèi)容。但PPT不鼓勵(lì)做背景動(dòng)畫（即每一頁(yè)切換時(shí)背景先有元素運(yùn)動(dòng)，然后才是內(nèi)容動(dòng)畫）。因?yàn)楸尘皠?dòng)畫會(huì)打亂觀眾思維，破壞畫面連貫性。
    些人看到別人做的很炫的PPT，下載下來(lái)之后很難應(yīng)用。網(wǎng)上很多PPT純粹是為了秀PPT而做的，本沒(méi)有考慮實(shí)用性。所以雖然看起來(lái)好看的東西，卻發(fā)現(xiàn)其實(shí)一無(wú)用處。將你的PPT制作的盡量精美一些，精美的幻燈片往往能夠震撼心靈，幫助聽(tīng)眾理清思路，尤其是圖片和圖表的使用，可以節(jié)省千言萬(wàn)語(yǔ)，而且使觀眾的注意力保持集中。使用PPT備注，在備注欄上寫上每一頁(yè)需要演講的要點(diǎn)和提綱，一些小故事、數(shù)字、或者是小幽默寫在幻燈片上再講出來(lái)往往就失去了演講的感覺(jué)，成了讀幻燈片，因此寫在備注欄里，是個(gè)很不錯(cuò)的選擇。
    PPT可以直接轉(zhuǎn)為pdf、xps、jpg等格式，并可把其中的部分PPT頁(yè)面發(fā)布出來(lái)，供各類場(chǎng)合使用。有效防止文檔崩潰，在2013版里一旦文檔出錯(cuò)，沒(méi)有保存的數(shù)據(jù)都會(huì)丟失;2017版則能夠盡力恢復(fù)程序關(guān)閉前的狀態(tài)。但2007版也存在一些明顯的遺憾:其一是對(duì)電腦硬件要求較高。不少學(xué)員反映，500MHz以下的處理器、256MB以下的內(nèi)存的電腦用起來(lái)都較吃力。其二是與2003版的兼容性不夠。PPTX文檔一般要轉(zhuǎn)化成PPT文檔或者安裝插件才能在2013版的PowerPoint中讀取。用 2017版所作的立體藝術(shù)文字、藝術(shù)圖形在2013版中是無(wú)法編輯的，部分顏色漸變效果、陰影效果、文字效果，甚至一些動(dòng)畫在2003版里會(huì)發(fā)生變形，需 要在2007版里對(duì)照編輯。但這些缺陷改變不了2017版快速普及的趨勢(shì)，要想實(shí)現(xiàn)超人一等的PPT表現(xiàn)效果，PowerPoint 2017無(wú)疑是最佳的選擇。
    動(dòng)畫的一左一右運(yùn)動(dòng)的兩個(gè)物體是通過(guò)“層”這個(gè)概念來(lái)實(shí)現(xiàn)的。其實(shí)，通過(guò)，也很容易實(shí)現(xiàn)這一效果：首先按下Shift鍵將已經(jīng)安排好的兩張圖片選中，單擊“繪圖”工具欄中的“繪圖/組合”按鈕或者右擊，選擇“組合”，把兩張圖片選中，再右擊組合后的圖片，選擇“自定義動(dòng)畫”，打開(kāi)“效果”標(biāo)簽卡，在“聲音和效果欄”中選擇“展開(kāi)”或“收縮”，“效果”中選擇“左邊向中間”或其他，這樣就完成了兩幅圖片同時(shí)運(yùn)動(dòng)的效果。
    人的解說(shuō)，是建立在充分了解PPT所要展示的信息基礎(chǔ)上，因此，PPT所要展示的信息應(yīng)該是人解說(shuō)需要遵循的一個(gè)梗概和思路，只是起到提示作用，而不應(yīng)該是主要作用。解說(shuō)的最高境界應(yīng)該是提前計(jì)時(shí)后，PPT的展示和解說(shuō)融合為一體，演示者不需對(duì)PPT進(jìn)行暫停，解說(shuō)完畢時(shí)，PPT停止。在解說(shuō)中，要注意在能用圖示看清楚說(shuō)明問(wèn)題的，一帶而過(guò)，用圖示說(shuō)明。圖示說(shuō)明不了，用適當(dāng)?shù)慕庹f(shuō)仍不能表達(dá)清楚的，說(shuō)明圖示有問(wèn)題。
    學(xué)會(huì)了這種普通的、大家都會(huì)使用的方法和原則是不夠的，它沒(méi)有亮色，它不能讓你脫穎而出，不能讓你吸引觀眾，更加不能把你的內(nèi)容、思想、看法、主張讓觀眾以開(kāi)放的姿態(tài)來(lái)接收。而使用PPT自帶的動(dòng)畫功能，加以精心設(shè)計(jì)就能給予PPT更強(qiáng)、更好、更漂亮、更抓眼的表達(dá)。動(dòng)畫的制作可以在原來(lái)的靜態(tài)表達(dá)基礎(chǔ)上增加更多的變量，讓你的作品更出彩，更加與眾不同。
    經(jīng)常見(jiàn)到的是，在1個(gè)PPT或1頁(yè)P(yáng)PT內(nèi)含有3種或3種以上的字體，這樣即便是擁有較為美觀的模板或圖示來(lái)輔助，也會(huì)影響到整個(gè)PPT的專業(yè)程度。反觀我們上一講中“模板標(biāo)準(zhǔn)”，上圖在內(nèi)容的層級(jí)劃分和字體的使用上并沒(méi)有執(zhí)行模板內(nèi)的設(shè)計(jì)。模板的定義被模糊，使得規(guī)范性大大降低。當(dāng)我們明確了觀點(diǎn)，頁(yè)面中字體的問(wèn)題也就慢慢的凸現(xiàn)出來(lái)其實(shí)之前已經(jīng)做了大小上的區(qū)分，觀眾已經(jīng)很明確的理解其中的主次關(guān)系，所以此處的2種字體設(shè)計(jì)則顯得畫蛇添足。
    一份成熟的商業(yè)計(jì)劃書不但能夠能描述出公司的成長(zhǎng)歷史，展現(xiàn)出未來(lái)的成長(zhǎng)方向和愿景，還將量化出潛在盈利能力，這都需要對(duì)公司有一個(gè)通盤的了解，對(duì)所有存在的問(wèn)題都有所思考，對(duì)可能存在的隱患做好預(yù)案，并能夠提出行之有效的工作計(jì)劃。商業(yè)計(jì)劃書應(yīng)能反映經(jīng)營(yíng)者對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)及取得成功的把握，它應(yīng)突出經(jīng)營(yíng)者的核心競(jìng)爭(zhēng)力；最低限度反映經(jīng)營(yíng)者如何創(chuàng)造自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，如何在市場(chǎng)中脫穎而出，如何爭(zhēng)取較大的市場(chǎng)份額，如何發(fā)展和擴(kuò)張。種種“如何”是構(gòu)成商業(yè)計(jì)劃書的說(shuō)服力。
    不過(guò)，在美麗的外表下，往往卻失去了最重要的東西。PPT之所以在職場(chǎng)工具中被推到了前端，因?yàn)檫@是一個(gè)跨界的工具，它一腳踩到了思想、設(shè)計(jì)和演講的結(jié)合處，這精確的定位，讓它天生就是焦點(diǎn)。因?yàn)檫@三者中唯一能被看到，往往就只是PPT。在這三者中，思想和演講都需要長(zhǎng)時(shí)間的修悟和訓(xùn)練才能得到提升，唯獨(dú)設(shè)計(jì)有捷徑�，F(xiàn)在你可以通過(guò)最新版本的powerpoint或者平面設(shè)計(jì)中的一些簡(jiǎn)單竅門，就能輕松的獲得各種各樣專業(yè)的效果。這讓我們感覺(jué)原來(lái)手里的木棍變成了沖鋒槍。這很好，但這并不意味這你可以亂開(kāi)槍。無(wú)論怎么看，PPT中的設(shè)計(jì)是為了更出眾的表達(dá)，優(yōu)秀的設(shè)計(jì)能為思想錦上添花而無(wú)法雪中送炭。