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    打開(kāi)PPT演示文稿，單擊“大綱”，在左側(cè)“幻燈片/大綱”任務(wù)窗格的“大綱”選項(xiàng)卡里單擊一下鼠標(biāo)，按“Ctrl+A”組合鍵全選內(nèi)容，然后使用“Ctrl+C”組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，將內(nèi)容粘貼到Word里。這種方法會(huì)把原來(lái)幻燈片中的行標(biāo)、各種符號(hào)原封不動(dòng)復(fù)制下來(lái)。打開(kāi)要轉(zhuǎn)換的PPT幻燈片，單擊“文件→發(fā)送→Microsoft Word”菜單命令。然后選擇“只使用大綱”單選按鈕，并單擊“確定”按鈕，等一會(huì)就發(fā)現(xiàn)整篇PPT文檔在一個(gè)Word文檔里被打開(kāi)。在轉(zhuǎn)換后會(huì)發(fā)現(xiàn)Word有很多空行。在Word里用替換功能全部刪除空行可按“Ctrl+H”打開(kāi)“替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”里輸入“^p^p”，在“替換為”里輸入“^p”，多單擊幾次“全部替換”按鈕即可。(“^”可在英文狀態(tài)下用“Shift+6”鍵來(lái)輸入)。
    利用制作課件，總希望用一些方法來(lái)強(qiáng)調(diào)教學(xué)重點(diǎn)，如通過(guò)改變物體的顏色等。但如果能使重點(diǎn)不斷閃爍，則效果會(huì)更加突出。但在的“自定義動(dòng)畫(huà)”中有“閃爍”功能，但只能閃一次。不過(guò)，通過(guò)此技巧完全可實(shí)現(xiàn)類(lèi)似效果：先畫(huà)一個(gè)電容，然后選中電容，并右擊，在右鍵菜單中選擇“自定義動(dòng)畫(huà)”，并在彈出的對(duì)話框中單擊“效果”標(biāo)簽，選中“閃爍”，并可選擇“快速、中速、慢速”三種情況，單擊確定退出。接著選中并復(fù)制電容，注意需要閃爍幾次就復(fù)制幾次。再次右擊對(duì)象，進(jìn)入“自定義動(dòng)畫(huà)”對(duì)話框，選中“順序和時(shí)間”標(biāo)簽，在“啟動(dòng)動(dòng)畫(huà)”欄中選擇“在前一事件之后”單選框，設(shè)置閃爍發(fā)生的時(shí)間間隔，單擊確定退出即可產(chǎn)生閃爍效果。
    多媒體給PPT文件帶來(lái)的臃腫也是問(wèn)題之一，如果一個(gè)幻燈片文件超過(guò)30M，實(shí)際上很難通過(guò)網(wǎng)絡(luò)去分享它們了。如果非要使用絢麗的動(dòng)畫(huà)效果和大量加入視頻，更推薦直接提供一個(gè)swf文件或者可進(jìn)行播放控制的視頻文件。在幻燈片完稿之后，一定要把一份單獨(dú)的拷貝先給局域網(wǎng)內(nèi)的用戶（例如自己的同事）觀看，檢查那些“精美的”圖片、表格、統(tǒng)計(jì)圖表、Flash動(dòng)畫(huà)、視頻控件是否都能夠正常播放；因?yàn)樵诤芏嗲闆r下，一些控件中的文件可能要直接取址你電腦中的某個(gè)文件進(jìn)行播放，如果你把PPT文件單獨(dú)拷貝到其他機(jī)器上，而路徑改變或者壓根找不到那些附加文件，幻燈片中的某些內(nèi)容可能壓根沒(méi)辦法播放；當(dāng)然，你當(dāng)初設(shè)置這些“外掛”文件的時(shí)候，PowerPoint根本不給你任何相關(guān)的提示。
    運(yùn)行PPT 2000，切換到要插入Flash動(dòng)畫(huà)的幻燈片。 單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“對(duì)象”，此時(shí)會(huì)彈出“插入對(duì)象”對(duì)話框，選擇“由文件創(chuàng)建”，單擊“瀏覽”，在出現(xiàn)的“瀏覽”對(duì)話框中找到“我的文檔”中的“我的文件”并雙擊，F(xiàn)lash動(dòng)畫(huà)的路徑便會(huì)出現(xiàn)在“插入對(duì)象”對(duì)話框中的文本框中，最后單擊“確定”返回PPT。這時(shí)，幻燈片上便出現(xiàn)了一個(gè)Flash動(dòng)畫(huà)的圖標(biāo)，圖標(biāo)的大小和位置，可以根據(jù)需要隨意改變。右單擊該圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中單擊“動(dòng)作設(shè)置”，出現(xiàn)“動(dòng)作設(shè)置”對(duì)話框。激活對(duì)象的方式可以為“單擊鼠標(biāo)”也可以是“鼠標(biāo)移動(dòng)”，本例采用系統(tǒng)默認(rèn)的“單擊鼠標(biāo)”。再選中“單擊鼠標(biāo)”標(biāo)簽中的“對(duì)象動(dòng)作”，最后單擊“確定”，完成激活動(dòng)畫(huà)的設(shè)置，返回PPT。
    主要是學(xué)會(huì)去統(tǒng)一色彩、編輯形狀�？梢园凑諏�(duì)方的圖形再重新繪制，然后填充自己設(shè)定好的色彩，讓整個(gè)PPT看起來(lái)統(tǒng)一，不露痕跡。另外適當(dāng)?shù)某霈F(xiàn)一些打破常規(guī)的做法，比如豎排文字、線框分區(qū)、不對(duì)稱排列等，讓一個(gè)PPT頁(yè)面不要太呆板，也是一個(gè)好的選擇。最后需要說(shuō)的是文無(wú)定式，適當(dāng)?shù)淖兺ê苤匾�，比如一段就多了一個(gè)字放不下，適當(dāng)?shù)睦瓕捯幌挛谋究蛲耆斜匾�，一行�?biāo)題剛好多出一個(gè)字，打斷或者縮小一點(diǎn)點(diǎn)字號(hào)也完全可以。任何時(shí)候都不能太拘泥。
    想必很多人都遇到過(guò)這個(gè)情況，在對(duì)幻燈片美化設(shè)計(jì)時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到?jīng)]有頭緒，打不開(kāi)思路的情況。那么，如果干耗著，其實(shí)也想不出什么結(jié)果。倒不如去套用模版素材作品的設(shè)計(jì)風(fēng)格，像天翼云盤(pán)的PPT群空間里收集了大量?jī)?yōu)質(zhì)模板素材，各種風(fēng)格任你挑選，我開(kāi)始學(xué)做PPT的時(shí)候就全靠它了。這不丟人，畢加索說(shuō)過(guò)，好的設(shè)計(jì)師靠借鑒，偉大的設(shè)計(jì)師靠偷。偷取別人的靈感，融合到自己的設(shè)計(jì)中，能幫你省去不少思考時(shí)間。
    即一個(gè)Powerpoint不能超過(guò)10張幻燈片，演講總長(zhǎng)不能超過(guò)20分鐘，而且幻燈片的字體要大于30號(hào)。他說(shuō)，不管你的想法是否能夠顛覆世界，你必須要在有限的時(shí)間里，用較少的幻燈片和精煉的語(yǔ)言將其精華傳達(dá)給聽(tīng)眾。“少即是多”。觀眾的忍耐力是有限度的，所以你的PPT最好標(biāo)示出演講的進(jìn)度和大體的頁(yè)數(shù)。不要傻傻的以為，把更多的信息放在PPT上，你的觀眾就越容易記住你的信息。其實(shí)盡量少和精簡(jiǎn)你的PPT內(nèi)容，通過(guò)你的闡釋觀眾更加容易記住。所以第一個(gè)方法是盡量讓你的PPT看起來(lái)盡可能的簡(jiǎn)潔。"讓你的圖片說(shuō)話".這好像是地球人都知道的“真理”，不就是PPT的圖像化嘛，可是為什么還有人用劣質(zhì)的圖片損害我們的眼睛呢？所以，使用高分辨率圖像，不要用那種很小的圖片，那樣只會(huì)降低觀眾對(duì)你演講的興趣度。Garr Reynolds的博客有詳細(xì)介紹。
    PPT的圖片處理在技巧上沒(méi)有很大難度，用PS的話無(wú)非是幾種：羽化，蒙版，添加陰影。摳圖需要耐心，一定不要摳出粗糙的圖片給人不專業(yè)的感覺(jué)，如果摳出的圖邊緣粗糙，一個(gè)簡(jiǎn)單的方法是：選擇—修改—收縮(收縮1-2個(gè)像素）—羽化（羽化1-2個(gè)像素）—反向—刪除。給不規(guī)則物體添加陰影的時(shí)候不要直接用圖層的陰影效果，應(yīng)該用鋼筆沿物體方向描出大概，填充灰色，再用高斯模糊，出來(lái)的效果比較真實(shí)。很多人習(xí)慣在做PPT時(shí)，在頁(yè)面上放一頁(yè)內(nèi)容，設(shè)計(jì)一頁(yè)，再放下一頁(yè)內(nèi)容，再設(shè)計(jì)，如此循環(huán)往復(fù)，造成效率極低。
    聲音包括背景聲音一直延續(xù)發(fā)聲、插入即時(shí)聲音輔助要求中間插入一段，背景聲音要小不能超過(guò)解說(shuō)人的聲音，而插入即時(shí)聲音要求大，稍微超過(guò)解說(shuō)人聲音。如果為他人做PPT展示，要提前測(cè)定聲音的大小，如果自己解說(shuō)，要先試調(diào)。動(dòng)作，一般在PPT演示中要求不能太眩，“從中間到左右”或者“由右向左”“展開(kāi)”等，慎用飛入、旋轉(zhuǎn)等大動(dòng)作，以免使觀眾把過(guò)多精力放在這里，動(dòng)作也是輔助手段，要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累去感悟各種效果以至形成自己的風(fēng)格。
    很多人總是說(shuō)PPT上不要寫(xiě)很多字，以至極端地以為在一頁(yè)上不要超越7個(gè)字，鞭撻那些在PPT上寫(xiě)了很多字的人。我覺(jué)得這種觀念，沒(méi)有分清楚事實(shí)上是存在 演示類(lèi)的PPT和“演示+閱讀”的PPT。為什么很多咨詢公司的PPT上面會(huì)寫(xiě)很多的內(nèi)容呢？那是由于，不只是通知說(shuō)服管理者采取某種行動(dòng)，還要細(xì)致地闡明緣由和如何行動(dòng)。假如每頁(yè)只寫(xiě)7個(gè)字，難道要客戶記住咨詢演講者講的每一句話嗎？客戶如何依照咨詢演講者的倡議行動(dòng)呢？所以，有的時(shí)候，PPT上還是要寫(xiě)上比較多的字來(lái)細(xì)致闡明一個(gè)道理。