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    傳統(tǒng)上，我們把PPT歸結(jié)為辦公處理之類的工具，認為只要簡單排版就可以滿足需求。隨著整個社會審美標準的提升，這一觀點正被越來越多的人拋棄。PPT，特別是對外PPT，正成為公司形象識別系統(tǒng)的重要組成部分，代表著一個公司的臉面；設(shè)計，正成為PPT的核心技能之一，也是PPT水準高低的基本標準。無論是匯報、宣傳還是比賽、競標，一個設(shè)計精美的PPT最少可以起到以下作用：（1）讓觀眾賞心悅目：美女養(yǎng)眼，精美的PPT養(yǎng)神。（2）讓觀眾產(chǎn)生好感：愛美之心人皆有之，漂亮的PPT自然能讓觀眾多看幾眼。（3）贏得觀眾的信任：人總是有偏見的，精美的設(shè)計給人專業(yè)、認真、可靠的感覺，內(nèi)容的含金量也自然得到提升。（4）贏得成功的機會：在職場上，美女與帥哥有更多成功的機，PPT演示也是如此。
    一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具：經(jīng)常問自己這個問題：“我需要多少細節(jié)?”一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具：圓餅圖：用于顯示比例。將分割塊的數(shù)目限制在4-6塊，用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。柱狀圖：用來顯示一段時間內(nèi)數(shù)量的變化情況。將豎條的數(shù)目限制在4-8條最佳。條形圖：用來比較數(shù)量。例如，比較公司四個部門的銷售額。曲線圖：用于說明趨勢。例如，上面這幅簡單的曲線圖說明我們的銷售在逐年增長。增長趨勢良好。最后的箭頭強調(diào)一個問題：我們將來的發(fā)展似乎不錯。
    我們都做過幻燈片，都知道在一套完整的幻燈片中，難免會有些內(nèi)容是相似的，比如說某幾頁都是展示表格的，某幾頁都是放視頻的，還有幾頁是展示大段文字內(nèi)容的。對于這些內(nèi)容相似的頁面，我們可以提前在幻燈片母版中設(shè)計幾款對應(yīng)的內(nèi)容版式。如果你經(jīng)常做的幻燈片內(nèi)容是相似的，比如說經(jīng)常做本公司的一些 PPT ，那么，你就可以建立一個常用的素材庫，比如包含經(jīng)常使用的小圖標，圖片素材，矢量形狀等。這樣，當你在以后每次制作幻燈片時，都可以從中進行挑選。省得你每次都要重新尋找素材。
    有必要的話，還可以利用箭頭右側(cè)的那些圖片調(diào)整工具對圖片進行翻轉(zhuǎn)、亮度調(diào)節(jié)或明暗度的調(diào)節(jié)呢。至于“相冊版式”，咱們還是選中“適應(yīng)幻燈片尺寸”吧，到時用大屏幕投出來，也比較有震撼力。好了，設(shè)置完成，單擊“創(chuàng)建”按鈕。再依次選擇“幻燈片放映→幻燈片切換”菜單命令，打開“幻燈片切換”任務(wù)窗格。在切換方式列表的最下方，選中“隨機”，然后調(diào)整其下方的切換速度選項、聲音效果及換片方式。不要忘了，調(diào)整好后，點擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕。這樣，我們就可以很輕松地為所有的幻燈片添加動態(tài)的切換效果了。
    簡短的另一個好處是意猶未盡。如果你的演示足夠精彩，會給觀眾留下更多的期待和回味，甚至會有人要求把你的PPT拷回去好好研究幾遍呢。簡短，也對PPT提高了要求。你需要了解哪些內(nèi)容是觀眾最關(guān)心的，哪些內(nèi)容是非講不可的，哪些內(nèi)容是能帶來震撼的，據(jù)此，該合并的合并，該刪減的刪減。也許，這是一個反復(fù)的過程，文字是PPT的天敵。能減則減，能少則少，能轉(zhuǎn)圖片轉(zhuǎn)圖片，能轉(zhuǎn)圖表轉(zhuǎn)圖表。
    Powerpoint文檔的制作已經(jīng)成為辦公室必備技能之一。如何才能做出更清晰漂亮的PPT文檔，為報告或演示錦上添花，是很多朋友都關(guān)心的問題。對于PPT分類的探討：從網(wǎng)站界面設(shè)計中領(lǐng)悟PPT設(shè)計。首先，要辨別兩個概念：PPT演示(Presentation and show), PPT演講（Talk and Presentation). 演示的不只僅是說，還要把內(nèi)容細致地表達出來；而演講，更多的演講者本身要把自己本人的熱情和觀念讓他人接受認可。
    PPT是一種日常使用非常頻繁的展示工具，從它的性質(zhì)和作用，根據(jù)自己的習慣和觀眾的要求，在日積月累中形成自己的風格，而且要求自我在每次制作的時候都有提升，這是一個不斷發(fā)展的過程。色彩不能相差太大：整個PPT看下來，圖片要統(tǒng)一的感覺，色彩不要相差太大，除非要強調(diào)兩者的對比性，一個模塊和一個PPT里面都是這些要求；插入文本分兩種色塊，一般為灰色填充25%，標題為灰色填充50%或75%.外框根據(jù)需要而定，可有可無。在一個PPT里，所有信息的框架要和模板保持一定空白，不能100%占有所有空間，當然空白太多視覺效果也不佳，有種欠缺之感，一般來說，所有信息占有空間應(yīng)是模板的80%-95%。圖片組合風格統(tǒng)一：圖片的組合要顯示主體還是輔助文字，確定好以后，對圖片大小和布局進行整理，每個PPT要分清主次，多個圖片之間的邏輯結(jié)構(gòu)要有規(guī)律，如果之間是平行關(guān)系的話，之間的占有空間的比例為2：1：1或1：1：2或4：2：1：1，圖像組合應(yīng)該是一個完整的長方形或正方形。
    制作Powerpoint演示的時候加入一些動畫當然不錯，但應(yīng)堅持使用最精致、專業(yè)的動畫。應(yīng)該謹慎使用動畫與幻燈片過渡，僅僅突出要點就可以了。對于要點來說，使用簡單的從左至右顯示的動畫就行了，但移動(Move)或漂動(Fly)動畫就顯得過于沉悶與緩慢(然而，今天許多演示還使用這種形式的動畫)。一幀接一幀的動畫很快就會讓聽眾感到厭煩。至于幻燈片之間的過渡，只需要使用二到三種類型的過渡特效，不要在所有幻燈片之間添加特效。
    使用高質(zhì)量的圖片，包括照片。您可以用數(shù)碼相機拍攝高質(zhì)量的相片，購買專業(yè)圖庫，或使用網(wǎng)絡(luò)上的大量優(yōu)質(zhì)圖像資源。(但要小心版權(quán)問題。)決不要地將小尺寸、低分辨率的相片簡單拉伸，使它適合幻燈片的布局——這樣做只會進一步降低圖片的分辨率。避免使用PowerPoint剪貼畫或其它卡通式的藝術(shù)線條。而且，如果軟件中包含這些內(nèi)容，觀眾以前就看過無數(shù)次。在1993年使用這些內(nèi)容可能會讓人感興趣，但如今還應(yīng)用剪貼畫則會降低制作人的專業(yè)水準。當然也有例外情況，并不是所有的PowerPoint剪貼畫都讓人生厭，但還是小心謹慎地使用它們?yōu)?好。
    許多人在做PPT的時候最困惑是“美”與“花”的區(qū)別，其實根本就在于是不是只有一個中心，中心多了，內(nèi)容再精彩、顏色再協(xié)調(diào)、風格再接近，都會顯得眼花繚亂。怎么做？刪減。我知道你的整個畫面內(nèi)容很重要，但還是要忍痛割愛，因為觀眾的一次性關(guān)注能力實在有限。把你所有的內(nèi)容提煉再提煉、縮減在縮減，相信保留的都是精華，其余的，用語言跟觀眾解釋吧。觀眾記住關(guān)鍵詞，也就記住了你的演示，也就記住了你。規(guī)范內(nèi)容。首先字要大小明確，分清層次，排的整整齊齊，讓人一眼看上去不凌亂。同時保證每一頁都如此，不要因為字多或者字少，就隨便更改字號。如果字實在太多，可以分幾頁來放，如果字太少，可以適當襯底進行裝飾。